نقش سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در ارتقای چابکی سازمان

امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعال
 

 واژه ی چابك توصیف گر سرعت و قدرت پاسخ گویی هنگام مواجهه با رویدادهای داخلی و خارجی سازمان است. سازمان های چابك با همسویی و انطباق با تغییرات محیطی در اندیشه استفاده حداکثری از فرصت های موجود و هم چنین بالقوه در یك محیط متلاطم با هدف ایجاد مزیت رقابتی و کسب یك موقعیت برتر می باشند . از عوامل اساسی که باعث ایجاد و ارتقای چابكی سازمان است می توان به آگاهی، انعطاف پذیری و بهره وری سازمان اشاره کرد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان راهكاری فرایند محور و جامع مبتنی بر فناوری اطلاعات است که تمام منابع سازمان را با یك سیستم یكپارچه، با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب، فرایند برنامه ریزی و اجرای کلیه عملیات سازمان را به طور بهینه مدیریت کنند. پیوند برنامه ریزی منابع سازمان و چابكی سازمان می تواند منجر به خلق مزیت رقابتی پایدار برای شرکت شود.

 تحولات اخیر در محیط کسب و کار که تحت عناوین گوناگونی از قبیل حذف مقررات زائد، خصوصی سازی و جهانی سازی صورت پذیرفته، با دامن زدن به رقابت های موجود، زمینه رشد بنگاه های تجاری موجود را بیش از گذشته فراهم نموده و موجب شده تا شرکت های مذکور برای ادامه بقا و استمرار موفقیت خود، در جستجوی راه کارهای جدیدتری باشند. فناوری اطلاعات و ارتباطات نه تنها سیستم های اطلاعاتی، بلكه چگونگی انجام فعالیت سازمانها را تحت تأثیر قرار داده و متحول ساخته است. بنابراین، به نظر می رسد که فناوری مذکور قادر است شرایطی را فراهم سازد تا شرکتها در مقابل تغییر و تحولات محیطی ایجاد شده، واکنشهای مؤثرتری از خود به نمایش گذارند. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نمونه ای از فناوری های مورد اشاره است. یكی از مزایای اساسی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان فراهم آوردن امكان دسترسی سریع و آسان استفاده کنندگان به داده های عملیاتی است. در طی چند دهه گذشته سازمان های بسیاری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را بكار گرفته اند. این سیستم ها با تسهیل در طراحی سیستم به موقع و یكپارچه تولید و جواب مشتری، انقلابی در محاسبات سازمانی بوجود آورده اند. در حالی که برخی از شرکت ها با استفاده از برنامه ریزی منابع سازمان به کارایی قابل ملاحظه ای دست یافته اند، برخی دیگر از شكست در پیاده سازی، افزایش هزینه، و عملكرد نامناسب شكایت می کنند.

فناوری اطلاعات و سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

توسعه غیرمنتظرة فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی که حاصل پیشرفتهای قابل توجهی در زمینۀ ریزرایانه ها، سخت افزارها و نرم افزارهاست، تمامی فرآیندهای محاسباتی سازمانها را تحت شعاع قرار داده است. به طور همزمان محیط کسب وکار بسیار پیچیده شده و برقراری جریان های داده و اطلاعات به عنوان یك ضرورت جهت تصمیم گیری، تدارکات منظم، مدیریت موجودی و توزیع خدمات و محصولات مطرح شده اند. در چنین محیطی، مدیریت سازمان ها نیازمند سیستم های اطلاعاتی کارایی است که رقابت پذیری را از طریق کاهش هزینه و ارتقای لجستیك سازمان بهبود دهند. در کل جهان، سازمان های بزرگ، متوسط و کوچك درك نموده اند که توانایی تأمین اطلاعات در زمان مناسب می تواند منافع بسیاری را در محیط کسب وکار به ارمغان آورد. در اواخر دهۀ 1980 و ابتدای دهۀ 1990 سیستم های نرم افزاری جدیدی به نام سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان وارد بازار شدند که بیشتر کسب وکار پیچیده سازمان های بزرگ را هدف گرفته بودند. این سیستم های قوی، گران و پیچیده، نیازمند حضور مشاور جهت آماده سازی و سفارشی سازی و پیاده سازی در یك سازمان با ویژگی های خاص بودند. در بسیاری موارد این سیستم ها موجب می شدند که سازمان ها فرآیندهای خود را مهندسی مجدد نمایند. این سیستم ها برخلاف سیستم های سنتی دارای پایگاه های داده یكپارچه بودند و ماژول های کارکردی بسیاری از طریق همین سیستم یكپارچه، تمامی فرآیندهای سازمانی را پوشش می دادند.

تعاریف و برداشت های متفاوتی از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در ادبیات موضوع ارائه شده است که برخی از آنها عبارتند از:

1-سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان شامل نرم افزارهای تجاری هستند که جریان اطلاعات را در بخشهای مالی، حسابداری، نیروی انسانی، زنجیرة تأمین، تولید و مشتریان یكپارچه می نمایند.

2- سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان، سیستمهای اطلاعاتی بخش بندی شده ای هستند که فرآیندها و اطلاعات مرتبط با آنها،

در کل سازمان در حوزه های مختلف عملكردی یكپارچه شده اند.

3- یك پایگاه داده، یك برنامه کاربردی و یك واسط کاربری واحد در کل سازمان.

4- سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان، سیستمهای رایانه ای هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمانی و تسهیل برنامه ریزی،

تولید و پاسخ به مشتری به صورت یكپارچه و بی درنگ طراحی شده اند.

 

اجرای برنامه ریزی منابع سازمان

پیاده سازی سیستم با راه اندازی آن پایان نمی گیرد بلكه فرایندی مستمر است که در آن کارکردها، ماژولها و به روزرسانی های سیستم، همگام با تغییرات در فرایندهای سازمانی اعمال می شوند. بسیاری از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان چند ماه پس از آنكه ظاهراً تكمیل شده اند، دچار وقفه می شوند که نشان دهنده وجود دیدگاهی ایستا و مقطعی به جای دیدگاه استراتژیك و بلند مدت که هزینه بیشتری هم در بر دارد، در پیاده سازی سیستم می باشد.

مرحله اول: تصمیم گیری برای خرید سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی؛

 مرحله دوم: تحصیل سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی؛

مرحله سوم: پیاده سازی؛

 مرحله چهارم: بكارگیری و نگهداری سیستم؛

 مرحله پنجم: تكامل تدریجی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

و مرحله ششم: کنارگذاری سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی.

 

سنخ شناسی شکست در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

اولسن شكست های مختلف در زمینه سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را طبقه بندی نموده است که عبارتند از :

شكست تطبیقی،

 شكست فرآیندی،

شكست تعاملی،

 شكست ناشی از عدم تامین انتظارات و شكست راهبردی رقابتی.

 در توضیح شكست راهبردی باید بیان نمود که این شكست زمانی رخ می دهد که سیستم ها مطابق طراحی انجام شده به کار گرفته شده و حتی

انتظارات افراد ذینفع را برآورده می کنند، ولی سازمان قادر نیست تا به گونه ای موفقیت آمیز رقابت نماید. سازمان ها زمانی باید بر استفاده از این سیستم تاکید نمایند که آن را عنصری جدایی ناپذیر برای دستیابی به اهداف و راهبردهای خود بدانند در غیر این صورت استقرار چنین سیستم هایی تنها به منظور استفاده از مزایای حاشیه ای آنها عقلانی نخواهد بود.

 

پیاده سازی موفق استراتژی برنامه ریزی منابع سازمان

اجرای موفق سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان می تواند به مزایای رقابتی در عصر نوآوری منجر شود و سرعت و دقت پاسخگویی سیستم بهبود یابد. عمده عوامل حیاتی موفقیت شناسایی شده عبارتند از پشتیبانی مدیریت، پشتیبانی فروشنده، قابلیت ها و توانایی مشاور، پشتیبانی و حمایت کاربر، قابلیتهای فناوری اطلاعات و رهبری مدیر طرح و همچنین جو سازمانی. همچنین سنجش موفقیت فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در دهه اخیر مورد بررسی قرار گرفته است.

مفهوم چابکی و پیوند میان برنامه ریزی منابع سازمان و چابکی سازمان

واژه ی چابك  (Agile)  توصیف گر سرعت و قدرت پاسخ گویی هنگام مواجهه با رویدادهای داخلی و خارجی سازمان است. سازمان چابك برای درك و پیش بینی تغییرات محیط کسب و کار طراحی شده و در این راستا به ساختاربندی خود می پردازد. از عوامل اساسی که باعث ایجاد و ارتقای چابكی سازمان است می توان آگاهی، انعطاف پذیری و بهره وری را نام برد. در بازار رقابتی، نیاز مبرمی به توسعه و بهبود انعطاف پذیری و نیزپاسخگویی سازمان وجود دارد. امروزه بسیاری از سازمان ها و شرکت ها با رقابت فزاینده پایدار و نامطمئنی روبه رو هستند که به واسطه نوآوری های تكنولوژیكی، تغییر محیط های بازاری و نیازهای درحال تغییرمشتریان، شدت یافته است. این وضعیت بحرانی موجب اصلاحات عمده ای در چشم انداز استراتژیك سازمان، اولویتهای کسب وکاری، و بازبینی مدلهای سنتی و حتی مدل های نسبتاً معاصر شده است. به عبارتی می توان گفت که: رویكردها و راه حل های گذشته دیگر قابلیت و توانایی خود برای رویارویی با چالش های سازمانی و محیط بیرونی را از دست داده اند؛ یا بهتر است با رویكردها و دیدگاه های جدیدی جایگزین شوند. از این رو، یكی از راه های پاسخگویی به این عوامل تغییر و تحول سازمانی، چابكی (Agility) است. در واقع، چابكی، به عنوان پارادایم جدیدی برای مهندسی سازمانها و بنگاههای رقابتی در عصر حاضر قلمداد می گردد. تولید چابك راهی برای تغییر روش تولید، طراحی و ایجاد مدیریت و بازاریابی سازمان های بزرگ و کوچك است .در تولید چابك که یك تغییر اجتماعی محسوب می شود، سازمان ها از منبع سازمانی بیرونی استفاده می کنند. با توجه به عناصر کلیدی ارتقای بهره وری، تولید چابك برای تولید پیشرفته کاملاً مطلوب است.

ابعاد تولید چابك عبارت اند از:

استراتژی ها )مدیریت زنجیره ی تامین و مهندسی هم زمان

تكنولوژی ها )سخت افزارها و نرم افزارهای مناسب برای تغییرات(

سیستم ها )با هدف به حداقل رسانیدن تغییرات طراحی و فعالیت های بدون ارزش افزوده)

نیروی انسانی )چگونگی مدیریت و ایجاد انگیزش در نیروی انسانی

از ویژگی های سازمان های چابك می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

تصمیم گیری مبتنی بر اطلاعات

تمرکز فعالیت ها بر شایستگی های محوری -

انعطاف پذیری -

حذف هزینه های سربار -

خلّاق –

 

همراه با ساختارهای مجازی -

فقدان سلسله مراتب و ساختار مسطح -

تمرکز روی قابلیت های کلیدی -

ضرورت وجود اعتماد بین شرکت های همكار

 

پیوند میان برنامه ریزی منابع سازمان و چابكی سازمان را می توان در موارد زیر عنوان نمود:

هوش تجاری بی درنگ: هوش تجاری (BI) از حوزه هایی است که فرصت هایی را برای بهبود چابكی فراهم می آورد. در ساختار قدیمی برنامه ریزی منابع سازمان، مدیران سطح بالا اغلب مجبور بودند روزها و گاه هفته ها برای دریافت اطلاعات مهم تحلیل گران منتظر بمانند و این امر در

خصوص گزارش هایی که شامل خطاهای ناشی از استخراج دستی و دستكاری اطلاعات می شود، دور از انتظار نیست. در دنیای مداوم در حال تغییر درست به موقع امروز، مدیران کسب و کار فرصت و امكان منتظر ماندن چند روزه و چند هفتگی برای تحلیل ها را ندارند.

برای مثال اگر مدیران بخواهند قیمت گذاری یك سفارش فروش جدید را بهبود بخشند نیاز به اطلاعات قابل اتكا، برای محاسبه حاشیه مناسب دارند. در بسیاری موارد، اقلام بهای تمام شده کالای فروش رفته بسیار پراکنده و غیر قابل اتكا هستند )برای مثال بهای خریدها و حمل( و اگر تصمیمی بر اساس اطلاعات قدیمی اتخاذ شود، می تواند اختلاف سودآوری و از دست دادن سفارش فروش های جدید را به همراه داشته باشد نرم افزارهای نوین هوش تجاری برای مدیران کسب و کار فرصت برآورده ساختن بی درنگ و قابل انكار نیازهای شان را فراهم می آورد. این نرم افزارها امكان استخراج اطلاعات به صورت بی درنگ و مرتبط را از گوشه های تاریك پایگاه داده برنامه ریزی منابع سازمان فراهم می آورند و آنها را در صورت نیاز دسته بندی و تبدیل به اطلاعات مورد درخواست می کنند و کارکردهای استخراج و تحلیل به روشی کاربرپسند ارائه می شوند. این به شرکت ها امكان می دهد توان تحلیل ها را به سمت کاربران نهایی سوق دهند. این به آنها فرصت حذف لایه های پرحجمی از پشتیبانی فنی و زمان صرف شده را می دهد که پیش از این به آن ها برای ایجاد یك گزارش جدید نیاز بود.

 

تشویق به بهبود در فرایندهای کسب وکار: از آنجا که هدف فرایندهای کسب و کار خلق ارزش برای مشتریان می باشد، بنابراین کارایی و اثربخشی هر فرایند کسب و کار و کل سازمان موضوعی است که همواره مدیران و متولیان سازمان و فرایندها به دنبال آن می باشند. با استقرار برنامه ریزی منابع سازمان در شرکت و تلاش برای حاکم کردن نگاه فرایندی و یكپارچه سازی در سازمان، بهبود گرایی در کل سازمان ترویج می شود. از این گذشته، در شرایطی که مشتریان، شرکت های تجاری، رقبا، و تامین کنندگان هر شرکتی، نیز در این مقوله بر اساس توجه به زنجیره ارزش سهیم هستند، نقاط قوت ترکیبی قابل توجه خواهد بود. توان هر تصمیم گیرنده مسئول در کسب و کار در اتخاذ این تصمیم ها در زمان مناسب، و در هر مكانی که حضور دارد، میتواند چابكی و پاسخ گویی هر شرکت را بالا ببرد. هرچند به زبان دیگر، چابكی فراگیر و پایدار از آنچه راهكارهای نوین برنامه ریزی منابع سازمان برای عملیات کسب و کار به ارمغان می آورد ناشی می شود: ایجاد فرایندهای شاداب، به کارگیری و استفاده اثربخش از راهكارهای مدرن برنامه ریزی منابع سازمان اطلاعات معتبر، قابل اتكا و بی درنگی در خصوص آنچه فرایند ها انجام می دهند و آنچه فرایند ها از دیدگاه مدیریت و برنامه ریزی منابع انجام نمی دهند، به دست میدهد. راهكارهای نوین برنامه ریزی منابع سازمان، خصوصأ آنهایی که قابلیتهای هوش تجاری قوی، تحلیل، گزارشگری، و یكپارچه سازی دارند، می توانند تصمیم گیرندگان را در به کارگیری این اطلاعات در بهبود فرایند ها یاری رساند و در سرتاسر سازمان توزیع و مقایسه گذاری شود. این نقطه ای است که مزایای پایدار و واقعی راهكارهای نوین برنامه ریزی منابع سازمان می تواند به صورت حداکثری نمود داشته باشد. خوشبختانه هم اکنون راهكارهایی برای مدیریت موجودی و سایر اجزای برنامه ریزی منابع سازمان وجود دارند که صرف نظر از میزان پیچیدگی فناوری مورد استفاده، برای هر کسب وکاری قابل استفاده و مقرون به صرفه است

بهره گیری از فناوریهای همراه: یك مشتری، رایانامه ای به یك تامین کننده ارسال می کند مبنی بر این که به دنبال تغییر یك سفارش در عرض چند دقیقه آتی است، اگر تامین کننده تمام روزش را در حال مذاکره در خصوص یك پیشنهاد خوب باشد، ممكن است قادر به برقراری تماس با وی با قرار گرفتن جلوی صفحه نمایش رایانه اش نباشد. با این وجود، در ساختار نوین برنامه ریزی منابع سازمان، تامین کننده می تواند

سفارش را از طریق تلفن همراه هوشمندش به روز رسانی کند و می تواند به صورت خودکار محرك اقدامات مناسب بعدی در سرتاسر زنجیره ارزش بشود. برای مثال، فقط با چند کلیك روی یك برنامه تلفن همراه، فروشنده می تواند محرك فرایندهای خودکارسازی شده سامانه بشود و به حمل کننده اعلام کند که حمل را ملغی کند، به واحد تولید بگوید قلم کالای دیگری را بسازد، و به تامین کننده اعلام کند به قطعات بیشتری نیاز دارد، لذا بهره مندی از فناوری همراه می تواند دسترسی در هر زمان و هر مكان را میسر ساخته و لذا بر ارتقاء چابكی تاثیر مستقیم می گذارد.

خودکارسازی در سطح کاربر نهایی: برنامه ریزی منابع سازمان خودکارسازی فعالیت های کسب و کار را به همراه دارد و "بهترین روشها" را تلفیق می کند و کسب و کار را قادر می سازد فعالیت ها را سریع تر انجام دهد و اثربخش تر کار کند. خودکارسازی برنامه ریزی منابع سازمان برای کسب و کار ظرفیت بیشتر )تلاش افراد( را به دنبال دارد که به کسب و کار امكان می دهد هوشمند باشد و به صورت اثربخش نسبت به یك تغییر محیطی واکنش نشان دهد. یك راهكار یكپارچه برنامه ریزی منابع سازمان می تواند جمع آوری اطلاعات را از حوزه های کاری مختلف خودکار کند و اطلاعات را در زمینه مناسب برای تصمیم های سریع ارائه دهد. غالبأ مشتریان زمان بیشتری جهت کنار هم گذاری داده ها به صورت دستی صرف می کنند تا تحلیل اطلاعات جهت تصمیم گیری های مبتنی بر اطلاعات. در پایان، افراد با ظرفیت تغییرپذیری، بیشترین تاثیر را روی چابكی کسب وکار خواهند داشت. برنامه ریزی منابع سازمان با خودکارسازی فعالیتهای بنیادی کسب و کار نقشی حمایتی در ترویج چابكی در سازمان دارد.

بهره مندی از معماری ابری و طراحی ماژولی: کلید موفقیت، طراحی مستحكمی است که اطلاعات صحیح را از منابع صحیح بگیرد و آن را به یك روش معنادار برای تصمیم گیرندگان ارائه کند. ارزش پیاده سازی های برنامه ریزی منابع سازمان به معماری و متولیان پیاده سازی که آنها را طراحی و پیاده سازی می کنند، است. موسسه ملی استاندارد و فناوری آمریكا (NIST) رایانش ابری را اینگونه تعریف می کند: « رایانش ابری (Cloud Computing) مدلی است برای داشتن دسترسی فراگیر، آسان و بنا به سفارشِ شبكه به مجموعه ای از منابع رایانشی پیكربندی پذیر مثل شبكه ها، سرورها، فضای ذخیره سازی، برنامه های کاربردی و سرویس ها که بتوانند با کمترین کار و زحمت یا نیاز به دخالت فراهم کننده سرویس به سرعت فراهم شده یا آزاد )رها( گردند. در این تكنولوژی جدید به جای نصب چندین نرم افزار بر روی چندین کامپیوتر، تنها یك نرم افزار، یك بار اجرا و بارگذاری می شود و تمامی افراد از طریق یك سرویس آنلاین به آن دسترسی پیدا می کنند. علاوه بر مقرون به صرفه بودن از جهت زمانی، راهكارهای خوب طراحی شده برنامه ریزی منابع سازمان، همچنین اطلاعاتی فراتر از جزئیاتی به دست می دهند که در صورت عدم وجود طراحی مناسب در دسترس است. برای مثال، با مرتبط سازی اطلاعات از زمان برگه ها، صورت حساب های الكترونیكی، برگه های مشتریان، منابع انسانی/حقوق، تامین، و سایر سامانه ها، سامانه های برنامه ریزی منابع سازمان می تواند به یك مدیر فناوری اطلاعات بگوید که نه تنها چه میزان برای پشتیبانی از سازمانش در این هفته هزینه کرده، بلكه پشتیبانی یك نرم افزار خاص در روز گذشته چه میزان برایش هزینه داشته )یا حتی امروز صبح(.  این سطح از جزئیات می تواند کمك حال تصمیم گیرندگان در چالش با مشكلاتی باشد که در شرایط عادی برداشت میانگین آماری از آن ها می شود و جهت تشخیص دقیق مشكل یا غیر ممكن می نمایند.